论文摘要 本文从我国中小城市的律师事务所为切入点，对中小城市律师事务所如何进行规范化建设进行探讨，为中小城市律师事务所的规范化建设提出切实可行的建议。
论文关键词 中小城市 律师事务所 规范化
笔者本人自一九九三年大学毕业后即从事专职律师的工作。从工作之初的被动执业到逐渐喜欢上律师这个职业，并一直怀揣一个梦想：能有机会参与设立和管理一家律师事务所。这家律师事务所不仅具有业务特色和专业品牌，更是一家规范化的律师事务所。而对于大多数和笔者一样，生活在中小城市的律师而言，笔者觉得可以从以下方面进行中小城市律师事务所的规范化建设。
一、办公场所的规范化
（一）办公场所的地点确定
笔者觉得，无论是大城市，还是中小城市，律师事务所都应当设立在位于城市核心地区的写字楼或者其他办公场所相对集中的区域。办公场所的选择原则，大城市与中小城市没有区别。办公场所对律师事务所而言，就好比是一个人的外表。它会给人一个直观的感觉。如果将办公场所设立在物管服务较为全面、硬件设施略显档次的写字楼，不仅让客户觉得这样的律师事务所应该具备较强的服务能力，而且感觉业务水平也不会低。现实中。有些合伙人将事务所设立在住宅小区临街住宅内、普通宾馆或者法院附近，这样做的好处是案源较多，但长期下去，可能会导致律师整天忙于普通的民事、刑事等众多的简单的诉讼事务，直接影响律师个人和事务所业务领域的拓展。
办公场所是购买还是租赁？笔者觉得取决于主要合伙人的办所理念。有些合伙人基于“赚一把就走人”的想法，一般不会考虑买房。但笔者认为，如果合伙人不是仅仅将“律师”当作一个“职业”、更是当作一项“事业”去看待，从保持律师队伍的稳定性和促进律师事业的长期发展来看，买房可能是比较好的选择。笔者本人所在的事务所办公房一开始就是租赁的。因为租赁期满、主要合伙人认为现有场所不能满足业务的需求或者其他原因，一般三至五年，办公场所就要更换一次。每次搬家，律师们总苦不堪言，不仅身心劳累，而且给客户漂浮不定的感觉。此外，如果办公场所是租赁的，主要合伙人在房屋装修和购买装备时，内心或多或少总是存在这样的想法：“不要装修太好，只要能满足基本的办公要求就行。反正过几年就搬家了”。基于这种想法就不可能过多考虑事务所的装修风格和文化氛围。再有，从经营成本考虑，租房要付租金，如果每年支付租金五至十万元，十年租金就是五十至一百万元，而这些租金在中小城市完全可以支付购买写字楼的首付款，甚至超过。购买房屋是一次性投资，刚开始会觉得有些经济压力，但从长远来看，笔者认为：买房可能要比租房划算。
笔者认为，要设立一家规范化的律师事务所，办公场所的选择首先要规范。选择办公场所一定要考虑律师的职业特点和整个事务所的业务定位。一旦选错了地点，虽然可以重新选择，但其毕竟增加了事务所的支出，增加了律师的负担，同时可能在数年内影响事务所的业务开展。
（二）办公场所的功能划分
作为一个规范化的律师事务所，其办公场所应当按照办公区域、接待区域、会谈区域、会议区域等进行功能划分。在总体布置上，办公区域应当与接待区域和会谈区域分隔在两个空间，互不干扰。办公区域内又应当划分为律师办公区域、律师休息和交流区域、财务区域、档案区域、公共查询电脑、复印机、扫描仪等公共办公设施区域等各个具体的区域。
上述设置是作为一个规范化的律师事务所应当具备的基本的区域设置。否则，便不能称之为规范化。在中小城市，律师办公区域往往与接待区域、客户会谈区域混为一体，律师习惯于在自己的办公室接待客户，与客户交流。客户也习惯于随时造访律师，有时甚至没有预约，即直接来到律师的办公室，影响了律师日常的工作安排。笔者认为，这种与客户交流的随意性并不符合事务所规范化的要求。
基本的区域设置要求事务所办公场所的面积不能太小，正常情况下办公场所使用面积不能低于两百平方米，否则，可能无法进行功能划分。
当然，除了上述基本的办公场所的区域设置外，事务所根据自己的人员规模和业务需求，可以增加更多的功能，设置更多的区域。比如，笔者2012年在香港大学进行短期的交流学习时，即拜访了香港最大的律师行“的近律师行”，该律师行给笔者最大的感触之一是尽管其办公的地点是香港中环“寸土寸金”的地方，但的近律师行还是专门划出一个面积较大的区域作为图书馆，供本所律师办理具体业务时查询之用。其图书馆藏书之多、规模之大、管理之规范，实让人震撼。当然，作为中小城市的律师事务所自身规模自然不如的近律师行，也不可能像的近律师行那样进行复杂的办公场所功能划分，但笔者认为，要想使自己的事务所成为一个规范化的律师事务所，应该对办公场所进行基本的区域设置和功能划分，同时，办公与接待和会谈区域分离是一个基本原则。
（三）办公场所的装修风格
由于律师工作与法院、检察院的工作存在明显的不同，因此律师办公场所的装修自不必太肃穆。从墙面和办公家具的颜色，到墙壁挂图、办公场所植物鲜花的选择，都应体现“典雅、大气”的风格和事务所的文化特色。
如果说办公场所是律师事务所的外表，那么办公场所的装修无疑就成了律师事务所的外衣。只是这样的外衣不必多么华丽，要给人简捷、但又不失尊贵、不失稳重的感觉。整个办公场所要让客户有一种莫名的亲近感和新鲜感，而不是压迫感和疏远感。要让客户从办公场所井井有条的装修风格中体会到事务所的规范和有序。
二、办公设施的规范化
（一）硬件设施的规范化
作为一个规范化的律师事务所，除应配备公共的复印机、打印机、扫描仪、投影仪等日常硬件设施、为本所律师提供较为全面的办公装备外，还应注意律师个人电脑和个人车辆的规范配置。当然事务所不能苛求所有的律师都去使用同一品牌的笔记本电脑和同一品牌的车辆，因为它们毕竟是律师个人出资、依个人喜好而购买的办公用品，事务所自然无权干涉。但如果事务所在经济条件允许的情况下，可以考虑由事务所出资，为有购买需求的律师配备同一品牌的笔记本电脑。该电脑的所有权属于律师事务所，个人仅有使用权。同时规定律师个人在与客户进行业务交流、参加社会公益活动、参与庭审活动时必须使用由事务所统一配备的电脑。笔者之所以有由事务所统一配置笔记本电脑、而不是车辆的想法，是因为相对于车辆而言，电脑的花费毕竟有限，中小城市的律师事务所一般都有承受能力，再者，电脑是每一名执业律师都离不开的办公工具，也是使用最为频繁、出镜率最高的办公工具，如果同一事务所的律师在不同的时间、不同的场所使用同一品牌的电脑，会给客户、法官、检察官一种严谨和规范的直观感受，同时更能加深他们对某一律师事务所特有的良好印象。
（二）软件设施的规范化
随着电脑软件业的飞速发展，研制、开发或者直接购买与自身业务紧密相关、为自身业务服务的软件已不再困难。只是中小城市部分律师事务所的合伙人还没有对此引起足够的重视。部分律师事务所平时可能会使用一个或者两个办公软件，但并没有让办公软件渗透到或者服务到律师业务的各个领域。笔者认为，如果一个事务所能够在日常业务中真正全面使用案件登记软件、办案流程软件、事务所考核软件、日常法律文书制作软件、类似于北大法宝的法律法规查询软件等日常办公软件，那么，该事务所在现阶段而言，可以说做到了办公软件的规范化使用。
三、执业律师的规范化
如果将律师事务所比喻成一个人，那么执业律师显然是这个人的心脏。全所执业律师的整体综合素质将直接影响到一个律师事务所的生存和发展。笔者认为，作为中小城市事务所的主要合伙人可以从以下几个方面着手进行执业律师的规范化建设。
（一）执业律师服务的规范化
律师业务是律师和事务所的生存之本。执业律师服务的规范化应该从律师接受客户咨询、正式受理案件开始，到所承办的法律事务完成时结束。客户在律师执业过程中最为关注的是承办律师的服务态度、服务水平和服务成果。因此，律师在接受客户咨询、乃至正式受理相关法律事务后每次与客户进行面对面的交流时，一定要保持谦和的积极的心态，说话时既要通俗易懂，又要“法言法语”，做到语言的规范化。向客户了解情况时，尽可能制作谈话笔录。在法律事务的承办过程中，要定期向客户反馈事务承办情况、承办过程中遇到的问题及解决方案等，千万不要给客户“律师收了钱，就不管事”的不良印象。在业务承办过程中，承办律师对外出具的不论是律师函、代理函、授权委托书等程序性文件，还是法律意见书、代理词、辩护词等成果性文件，都要做到形式规范，特别是成果性文件，既要有事实依据，又要有法律依据，要让客户和相关机构能够通过律师的智力成果看到承办律师服务的高水准和高规范。
在整个法律事务办理过程中，能够做到每一个程序都进行规范化的服务并不是一件容易的事情。尽管如此，事实证明：只有服务规范的律师和事务所才能赢得客户的尊敬和信任。
（二）执业律师学习的规范化
这里所说的学习包括律师业务学习和律师职业道德和执业纪律的学习。
1.关于业务学习。许多律师在执业以后，往往以事务繁忙为借口，不重视业务学习。而不加强业务学习、不进行知识更新所导致的最直接的后果是律师自身知识老化，业务技能降低，服务水平下降。因此加强业务学习对执业律师而言至关重要。
律师除了根据自身业务特点有针对性的制定适合自己的学习计划外，事务所还应当根据全所业务特点和业务状况组织律师集体学习。集体学习的形式可以是对新近颁布的法律法规的学习、对律师承办的疑难法律事务的讨论、对全所律师一段时间工作的小结、对某一法律问题的研究和探讨等。
学习千万不能流于形式，要注重学习效果。要让律师通过集体学习感到受益匪浅，并发自内心的喜欢和自愿参加学习。如果学习流于形式，只能让律师感到这样的学习完全是浪费时间，导致参加学习的人数越来越少，最终使学习不了了之。
集体学习以每周一次为原则，鉴于律师工作的流动性和突发性，平时不排除有律师出差、开庭或者顾问单位临时遇到急事、需要律师到场导致参加学习的律师人数可能减少的情况，笔者认为，不管每次参加学习的律师人数的多少，都要坚持下去，并形成一个惯例。只有这样，才能使全所逐渐形成一个良好的学习氛围，使全所律师都能成为“学者型”的律师，而不是“诉讼掮客”。
除了所内学习以外，事务所还应当结合各个律师的业务专长，选派其参加所外由相关机构组织的高质量的专项业务交流、专门业务培训或者专题研讨会。例如，对平时企业债券发行业务做得较多的律师可以安排其参加国家发改委、银行间交易商协会等相关机构组织的业务培训。使其能了解相关专业、相关领域的最新规定和研究成果。
2.职业道德和执业纪律的学习。一个律师业务水平再高，但平时工作自由散漫，私自收案、收费，或者不按收费标准向客户收取代理费，与客户面谈不守时，帮助客户制作假证、伪证，包打官司，甚至拉拢和腐蚀办案人员等等，这样的律师显然不是一个合格的律师。由此可见，对律师而言，职业道德和执业纪律的学习十分重要。事务所在组织业务学习时，要不定期的穿插一些律师职业道德和执业纪律的学习内容，使律师时刻处于警醒的状态，知道哪些规定是律师执业时不能违反的原则和触碰的底限，这样才能保证本所律师业务的健康发展。
如果将业务水平比喻成律师的一条腿，那么职业道德和执业纪律显然是律师的另一条腿，只有两条腿都健康，一个律师才能保持平衡的状态，才能在执业的道路上自由行走和快速奔跑。否则，他只能在执业的道路上磕磕绊绊，甚至摔倒。
总之，如果一个事务所既鼓励律师个人学习，又重视律师集体学习；既加强律师所内学习，又重视律师所外培训；既重律师视业务学习，又紧抓律师职业道德和执业纪律，笔者相信，这样的事务所一定会形成良好的规范化的学习体系，而这样的体系肯定能推动全所律师社会形象和业务水平的不断提升。
（三）执业律师着装和礼仪的规范化
前些年，笔者通过观察发现：只有北京、上海、广州等大城市的律师事务所才会更加注重律师的着装和礼仪，中小城市事务所的主要合伙人虽然对此有所注意，但根本没有重视。他们可能会认为：相对于事务所的业务开拓而言，着装和礼仪只是表面文章，对律师业务的发展无伤大雅。所以在法庭上，大家可能会发现：一些来自大城市的代理律师往往西装革履，着装十分规范，而来自中小城市的代理律师可能穿着休闲服饰就来到庭审现场。还没等开庭，在服装的规范上，中小城市的律师首先就差了一截。
另外，平时在执业过程中，与证券公司、商业银行的工作人员打交道时，我们不难发现：只要在正规的场合，他们的着装也十分规范。有些律师可能会认为：只要我肚子里有货，代理案件有水平，在什么场合穿什么衣服，根本不需要重视。可是笔者就曾听外地同行讲过这样一件故事：一位事务所主任带着本所一位律师与客户见面，通过交流，客户最终指定案件的承办人并不是主任，而是同行的聘用律师。聘用律师不解，问客户，客户的回答是：主任的穿衣太随便，且将一大把钥匙扣在裤子旁边，走路时钥匙还不停的发出声响，因此，他决定不能将事务交给一位不注重细节、不懂得礼仪的律师办理，尽管他是主任。同行的聘用律师能得到客户的肯定，理由其实也很简单，他当天穿着深色西服、浅色衬衫，系浅色领带，与客户交流时彬彬有礼，客户认为他有职业素养，且在工作状态。 由此可见，律师的着装和礼仪是多么重要。当然我们不能为了做到规范化，强求全所所有律师都穿同一种颜色、同一种品牌的服饰，但是，作为男律师，工作时穿深色西服、浅色衬衫、深色皮鞋，应该是着装的一个基本原则，冬天和夏天时，可以做适当的增减。女律师不管穿什么衣服，都要端庄、得体，大方，且配饰不宜太多，千万不能给客户轻浮或者傲慢的感觉。在礼仪方面，不管客户是什么阶层的人，经济收入如何，都要一视同仁，以礼相待。
律师良好的着装和礼仪不是一朝一夕就能养成的，它来自于律师个人长期良好的生活习惯、良好的道德素养和严谨的工作态度。笔者认为，只要是律师工作的地方，不管是办公场所、客户公司、调查现场、还是在庄严的法庭，律师都要保持着装和礼仪的规范。事实证明：除了业务技能，律师的着装和礼仪有时也是吸引客户的一个重要原因。
（四）后备人才引进的规范化
事务所的发展，离不开律师人才的引进。笔者所说的人才既包括已经执业多年的律师，也包括刚刚领证的年轻律师。现在多数事务所的后备人才，要么是毛遂自荐，要么是相关领导介绍，要么是靠朋友引荐，要么是本所律师推荐……至于该律师的业务专长、个人道德品质如何？能否适应本所专业发展的方向？事务所主要合伙人显然关注不够。而产生这一问题的根本原因，还在于事务所主要合伙人本身对后备人才的引进缺乏规划。
随着律师事业的发展，即便在中小城市，什么业务都承办、没有自身业务特色的“万金油”式的律师事务所将会逐渐失去竞争力，甚至有被淘汰的风险。因此，在中小城市，事务所的规模再小，主要合伙人也要结合本所律师的业务专长，发展本所的特色业务。哪怕是普通的离婚业务、交通事故理赔业务、劳动争议业务。这些业务看似简单，有时想要办精也非易事。而要发展本所的特色业务，只靠现有律师显然是不够的，需要后备人才的引进。
人才的引进不是盲目的，事务所合伙人要有一个人才引进的短期和长期规划，引进的人才要擅长或者喜欢本所有特色的业务，并愿意进行理论和实务的钻研。对于进所后才发现不符合本所业务特色的律师，在聘用合同到期后要毫不犹豫的予以解聘。只有做到后备人才引进的规范化，才能形成事务所后备人才的良性循环，事务所的特色业务才能不断占有更多的市场份额、得到更多的肯定和更高的评价。
四、内部分工的规范化
现在中小城市律师事务所的主任，往往既是本所业务和案源的开拓者，又是本所的管理者，同时还是各项检查的接待者，各种考核的准备者，一人身兼数职，疲惫不堪。而造成这一现象的根本原因，是由于事务所没有进行合伙人的职能分工。
中小城市的事务所主任往往有将所有权力集于一身的想法，觉得这样才能对事务所进行更好的管理，事实上，这样的管理方式直接导致事务所管理效率的下降。由于权力集于一人，相关事务缺乏透明度，合伙人之间也容易产生矛盾。因此，对合伙人适当进行职能划分十分必要。例如：合伙人中主任负责全面工作，工作的重点是业务拓展，其他合伙人则分别负责财务工作、各类检查和考核资料的准备工作、所内律师的学习和培训工作、人事工作等。
事实上，对合伙人进行适当的职责划分，让合伙人各司其职，做到内部分工的规范化，不仅能提升事务所的办事效率，还能提高合伙人之间的凝聚力。
五、制度规章的规范化
俗话说：没有规矩，不成方圆。全面、详尽的规章制度是一个律师事务所进行规范管理的基石。在中小城市，绝大多数律师事务所都制定了一些规章制度，但仔细审查不难发现，规章制度制定得很不全面。笔者认为，全面、详尽的规章制度最起码应当包括：行政管理制度、业务管理制度和财务管理制度这三大制度。
行政管理制度应当包括：合伙人会议制度、事务所所务会议制度、人事管理制度、重大事项报告制度、律师奖惩制度、执业过错赔偿制度、职业道德和执业纪律教育和检查制度、印章管理制度、公函和介绍信使用管理制度、工作保密制度、办公装备使用管理制度等。
业务管理制度应当包括：业务操作程序及管理制度、学习制度、重大疑难案件集体讨论制度、收结案制度、利益冲突审查制度、收费管理制度、文书和档案管理制度、服务质量评查制度、投诉查处制度、风险防范与控制制度、法律顾问工作制度、法律援助制度等。
财务管理制度应当包括：财务管理及分配制度、财务人员工作制度、案件退费管理制度、财务报销制度、律师办案费和差旅费结算制度等。
当然，有的事务所结合自身业务情况，还制定了其他一些制度，如证券业务操作规程等。尽管如此，笔者认为，上述行政管理、业务管理及财务管理制度中所包含的各项具体制度是一个规范化的律师事务所应当制定的最基本的规章制度。制定了全面的规范化的规章制度，在实际工作中，必须严格执行，否则相关制度只能是形同虚设。一个规范化的事务所从表面上看是人管人，事实上，是制度管人。规范化的规章制度就好比是一条铁轨，它引领着事务所向着既定的目标全速前进。
六、文化建设的规范化
近几年，一些中城市的律师事务所也纷纷开始重视事务所的服务标志和服务理念的建立。有的事务所还将自己的服务标志申请注册了服务商标，这显然是一个值得肯定的良好现象。笔者认为：服务商标、服务理念、专业品牌都是一个事务所文化建设的内容，是一个事务所软实力的体现。
设计的服务商标不论是时尚的、还是朴实的，设计的服务理念不论是复杂的、还是简单的，它们都应当是积极向上的，形式和内容都应当具备一定的文化底蕴，并能充分体现事务所的文化特点。特别是服务理念，各家事务所所使用的具体文字可能千差万别，但笔者认为，服务理念都应当包含“敬业、协作、奉献、开拓”的内涵。理由很简单：敬业是对所有律师的基本要求，协作体现了律师的团队精神，奉献要求律师承担更多的社会责任，而开拓则体现了律师对服务领域探索、对自身社会地位提升的关注。
如果一个事务所不仅有自己独特的服务商标和服务理念，而且在每一位律师承办每一项具体的法律事务时都能将其淋漓尽致的予以体现，做到理念与实务的完美结合，那么，这一事务所就会形成自己良好的商业信誉和专业品牌，真正做到了文化建设的规范化。
毋庸讳言，中小城市的律师事务所无论是规模、收费、业务竞争和服务范围等都不如北京、上海、广州、南京等大城市的律师事务所。尽管如此，中小城市的事务所在办案质量、专业特色、规范化建设方面，完全可以有所作为。虽然无法做到“北京烤鸭”、“四川火锅”那样全国闻名，但人们在品尝“黄桥烧饼”、“泰州干丝”这些地方小吃时一样津津有味。我们深知：中小城市规范化律师事务所的建立不是一朝一夕，它需要我们长期的、艰苦的努力，但我们相信：只要坚定信念，永不放弃，中小城市一定会出现越来越多的规范化的律师事务所。
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