摘 要：公积金贷款是我国改善职工住房问题的一项重要措施。国家规定，凡是正常足额缴存住房公积金的职工均可按公积金贷款的相关规定申请公积金贷款，从而由职工所在单位及职工个人共同解决职工住房难的问题。在此基础上，建立住房公积金贷款的业务档案是为了防范贷款风险而实行的一项必要措施。深入探讨公积金贷款档案的概念、管理和特点，对进一步完善公积金贷款档案管理具有十分重要的现实意义。
关键词：公积金；贷款；档案；管理
公积金贷款是指由住房公积金管理中心运用职工以其所在单位所缴纳的住房公积金，通过委托商业银行向缴存住房公积金的在职职工和在职期间缴存住房公积金的职工发放的房屋抵押贷款，通过履行一定审批手续，以贷款的方式用于职工筹集住房资金和提高职工的购房能力，从而解决职工住房难的问题。建立公积金贷款档案是为了把各方在借贷中的权利、义务真实地记录下来。一、住房公积金贷款档案的概念和作用 档案，是一种文件材料和凭证。运用公积金开展贷款业务是深受广大职工欢迎的一项惠民举措，有贷款行为就必然会产生很多文件材料和凭证，这些资料就是公积金贷款档案的组成部分。总的说来，住房公积金贷款档案有以下四个方面的作用：（一）贷款档案是防范住房公积金贷款风险的凭证 贷款档案保存了贷款人的资料，具备一定的法律效用。如果当事人违约，或者未能履行义务，就可依据贷款档案采取一定的行动来降低风险。所以说，档案的完整程度决定着贷款风险的高低。（二）贷款档案是住房公积金规范化管理的基础 我国自住房公积金制度建立以来，通过多年来的积累，目前公积金数额已非常庞大。住房问题涉及到职工自身利益，如何管好用好这些资金意义重大。公积金贷款业务的档案管理是公积金管理的一项基础工作，贷款档案的规范化管理程度如何，直接影响到公积金管理工作的整体水平，可以说牵一发而动全身。（三）贷款档案是加强贷后跟踪管理的依据 目前，我国公积金管理机构大多推行终身制贷款，而实现这一机制的载体就是贷款档案。由于还款时间长短不一和人员变迁等因素影响，增加了贷款档案跟踪管理的复杂性，同时也进一步凸显了完善贷款档案管理制度的必要性和重要性，否则，贷后管理就是一纸空谈。二、住房公积金贷款档案的特点（一）长期性 公积金贷款档案是需要长期保存的文件，档案内容需要不断完善、修改、补充，直到贷款还清为止，体现了档案管理的长期性。（二）复杂性 公积金贷款档案是在不断完善各种手续的过程中逐渐完成的，其中涉及到的部门众多，材料复杂多样，来自不同业务部门的各类凭证、票据以及不同行业的资料，很难做到外观上和格式上的完全统一。（三）动态性 公积金贷款档案会根据个人需求和请求的改变而改变，到还清贷款时档案不可能一成不变，这就要求档案管理者眼勤手勤，对每一卷档案都要实行动态化管理。三、公积金贷款档案管理中存在的问题（一）对档案的重视不够 在我国，很多人都会有这样一种认识：档案嘛，只要不丢失、不泄密就足够了，当有关部门来查阅的时候，能够找得到就行了。这种观念在很多档案管理员甚至领导心中根深蒂固贻害无穷，是档案规范化管理理念的大敌。（二）档案的不完整和不准确 在收集、整理、审核档案的过程中，资料不完整的情况时常出现。有些职工认为个别项目不必填写，自作主张地不填或者随便填；有些职工则在填写内容（比如工作单位、联系方式等）发生变化后不能主动申报修改，造成了档案信息的不完整和不准确。（三）管理人员力量薄弱 很多大型的档案室管理人员明显不够，人手不足，加之不少档案管理人员没有受过专业培训，常常造成档案不能及时归档和完善，直接影响到档案的管理水平。（四）查阅制度不严格 国家对档案的查阅制度有着严格的规定，但是据笔者调查了解，在实际工作中有不少公积金管理中心的贷款档案管理员不能严格按照规范程序调阅档案，这样极易造成档案丢失和贷款人信息泄露。四、进一步完善公积金贷款档案管理 面对迅猛发展的商品房交易和不断暴增的公积金贷款业务，如何完善公积金贷款档案管理是摆在我们面前的一个重大课题，这就要求我们在实际工作中不仅要严格执行档案管理流程，更要使档案的管理设计符合自身的业务需要。（一）建立科学的管理制度 档案管理有两大要求，即真实性和齐全性，对贷款档案来说这点尤为重要。如果贷款档案不完整或者缺失，就意味着房贷资金面临风险。为了保证房贷资金安全，就必须建立健全科学完整的档案管理制度，明确由专业人员进行档案资料的收集、整理、审核等工作，确保档案的真实准确和完整齐全。（二）安全保管贷款档案 公积金贷款档案不但涉及金额较大，而且牵涉众多职工的切身利益。做好档案管理的制度设计之后，档案的硬件安全管理就显得尤为重要了。档案库要具备防霉、防水、防火、防潮、防盗等基本条件，如果是数字化管理的单位，信息安全还应排在首位。（三）严格执行查阅审批制度 公积金贷款档案是为了基于特殊信贷关系之上而建立起来的，其特殊性决定了它的查阅审批制度相较于其他档案更加严格。首先，作为一种职工个人贷款档案，它要求管理人员应为客户信息保密。因此档案管理人员要严格执行档案借阅规定，不论任何人包括政府相关部门，在查阅档案之前必须经过公积金档案管理部门批准。一旦出现由于档案泄密造成经济损失和纠纷的情况，应及时通过法律途径来解决，同时严格追究当事人的相关责任。（四）规范整理档案 贷款档案不如个人档案那么多，但也应该严格按照管理规范来执行，不能因为量少而采取多人一袋的方法进行保存。在此基础上，档案管理人员每年还要定期逐卷整理核对资料，避免因损毁、丢失造成损失。同时要加快推进档案管理的数字化和信息化，跟上经济社会的高速发展，真正做到与时俱进。结语： 档案管理尤为重要，它不仅代表着一个单位在某个发展时期的管理水平，更是一个部门、一个城市，甚至一个国家发展水平的体现。我们应该用全新的视角来看待档案管理，积极探索施行适应现代化要求的新型管理模式，更好地促进社会的和谐发展。参考文献：[1]韦志国.文书与档案管理，2011（12）[2]武瑶.如何加强房产档案的管理与合理利用[J].四川档案,2009(06) [3 ]朱玉媛、周耀林.人事档案管理原理与方法，2011（11）
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