摘 要：目前在调度数据的办公过程中，存在着工作负担大，工作效率低，错误率升高的一些情况。为了避免这一情况的发生，我们通过一系列的调查和研究，最终制作出了excel软件。利用这款excel软件的一些功能我们可以做出自动统计并筛选一些需要的数据报表，完全不需要像以前那样通过人工进行录入数据。这使得我们的工作效率大大提高，工作难度降低，并且还提升了公司整体的数据管理水平。
关键词：excel软件； 数据统计； 日报表； 月报表
在很多公司的管理部门都会用到excel这个软件。Excel表格具有统计、整理数据、归总、排序等很多功能，在数据统计中起到了不小的作用。但是随着目前数据越来越多，越来越繁琐，错误率增加，并且需要人工录入的情形下，只懂得excel表格基本的功能是远远不够的。为了解决这种情况，我们研究出了通过传统excel软件的功能来制作出可以自动生成数据，使当前对数据的统计更加灵活多样的系统。这样以来，我们对数据的记录就更加的容易与方便，在维护与查看时更是一目了然。这种excel软件自投入到市场后，广泛受到大家的好评与喜爱。使得excel软件实现了不小的飞跃。这种软件在不久的将来还会涉及到更多的领域里，为大家的方便而服务。下面就将具体介绍这种软件的功能和设计理念以及它的应用。1.需求的提出 在我们每天日常的办公过程中，我们需要对数据进行记录与统计。例如在发电厂中，我们需要对每个单位值班进行记录，而电网的调度员需要对每日的电量进行规划和汇总，最后上报。与此同时需要算出每天最高、最低数据的时间点，并且还要与往年的数据做对比，看是否会出现历史新高，算出增长值比率。还要对电网调度、电网规划与营销进行详细的分析。在一些数据统计中，还要保留小数点后两位。等到所有数据都已做出来时，开始汇总周报表。每月还要上交一次月报表。最后将做好的表格发给相关的领导部门。软件的设计理念 在每日对数据统计时，会遇到大量复杂而繁琐的调度数据情况。这大大减少了人们的工作效率，浪费了不必要的时间。所以我们有必要把表格做的清晰，使得查询和记录数据时都比较方便，在移植数据时也会轻而易举。 我们的理念是首先设计一个年工作薄，在工作薄中做出两个表，一个是数据统计表，是统计一年12个月的电网数据；另一个是名称表，用于提供每个月的月表的名称。然后开始设计月工作薄，在工作薄中制作出一个总表记录当月数据的统计，这样可以为年表提供所需数据。最后设计日表，作为最开始的数据记录表。日表设计成31个小表。这样以来，每个月都有对应的日表，而每年又都有对应的12个月表。这样无论是查询还是修改都是清晰简洁的。3.具体的设计方法3.1日表的设计与功能 在月工作薄中需要设计31个日表，单元格的容量一定要满足电网结构，并且还要留有足够的空间为今后五年的电网情况做储备。为了避免在以后会出现修改名称的情况，日表中的一些名称都来自于总表。我们设计的日表具有自动显示记录日期，防止错误输入数据、内容提示还有每天为最新的早会汇报这四种功能。下面就详细介绍这四种功能。首先是自动显示记录日期，就像电脑系统中日期每天的更新，自动显示日期功能是利用Excel表格里的日期函数，通过这种函数自动更新日期。但是日期每天都会发生变化，所以我们需要对日期进行固定的处理，要不然在以后打开时则是打开表格的日期记录了。这样我们在工作中，会随时随地的知道当前时间，并且在查询时也方便的了解是在哪天出现错误和状况。而防止错误数据的录入则是在盲打时输入错误的数据或者录入没有认真核对时有用处。例如当我们输入错误数据时，它则会弹出消息框，提示说“您输入的数据有错误，是否更改？”。因为在实际情况下，发电厂的电网负荷是在一定的有效数据范围内的。所以这样我们有效地避免了错误的发生，提高了数据的准确率。最后还有内容提示这种功能。因为电厂每天的工作量是很大的，所以汇报电量并不是主动的，这样我们需要及时和电站联系。而厂里的调度员又不能记住每一个的电话号码，去上电话薄里翻找又比较麻烦，所以我们设计出了内容提示这项功能。当鼠标移动到表格中厂站的名称时，会自动提示出该厂站的电话号码。如果是发电厂，还会显示出发电机的容量与台数和最高水位与最低水位。而实现这项功能的方法则是在需要提示信息的单元格里加上批注。右键选择“插入批注”，最后填上需要显示的内容即可。操作方便简单，却给调度员带来了便利。这样基本的一些功能即可显示出来，便于我们查看与修改。最后一项功能是显示最新的早会汇报内容，我们每天早上汇报的数据都是昨日的数据，并且当我们计算今年与去年数据的同比率时，需要去年的每一个数据。在这如果去年的每一个数据都需要录入表格中的话，则表格与计算量将是十分庞大的。因此我们在每一个总表中就设置出随着计算机日期而自动更新日期的函数，就会得到最新的早会汇报内容。3.2总表的设计与功能 日表的功能是显而易见的，至于总表，我们也设计出三个小功能，以方便用户。这样日表与总表相互起作用。每个月的月工作薄汇总后其实就是总表。所以我们就设计月表。月表是用于统计当月31天的数据，并且是日表和年表的数据中转站。为了制作表格方便，我们可以利用简单的词汇代替复杂的词汇。例如用“高荷”表示出当月的最高负荷，而最低负荷则会用“低荷”。月表是一个月的总汇总，显示出了当月的最高负荷，最低负荷以及它们分别出现的时间与日期，还计算出了最高电荷和最低电荷与去年的同比值，最后会用固定的格式表示出来。综合看来月表具有以下几大功能：计算出当月最高，最低负荷，平均的电量负荷并且给出对应的发生时间，“低时”代表最低负荷发生的时间，相反“高时”代表最高负荷发生的时间；抽取昨日的数据；总结与汇报。首先是计算最低与最高负荷和相应的时间，这项功能方便我们做出几年数据的比对。我们通过数据的比较可以了解在哪些方面加强管理，在哪些方面注意。其次是抽取昨日的数据这项功能。为了将昨天的数据用于在今天的表格中汇总成可以调度的数据日报表，我们就必须把昨天的数据从表格中抽取下来，而且制作出来的表格的数据还要随着日期的改变而变化。我们就利用公式做出这项功能。使得总结日报表方便了许多。最后是汇总这项功能，是对表格里的所有数据进行整体的计算与比较，最终放到同一个单元格里，便于在以后可以复制粘贴到其它的文件中。在这里可以利用if语句。这项功能在我们总结和归纳数据时，起到了事半功倍的效果，并且大大提高了数据的精确度，使得我们以后在哪些方面应该注意更加明确了。 总体来说，新增加的日报表和月报表的功能在计算数据和统计比较数据方面起到了关键性的作用。不仅节省了我们的工作时间，而且提高了数据的精确度。软件的应用情况 经过我们对excel软件的一系列研究与实验，这款软件最终可以应用在调度数据统计中。目前国内有大量的水电厂，在水电厂的正常运行中，利用这种强大功能，我们可以轻松自如的对数据进行比较与统计，工作效率大大提高，工作时间也相应缩短，并且操作简单易懂。使得我们得到了大大的收益。这项功能不仅可以用在调度数据统计中，在其他领域也会起到一定的作用与效果。
参考文献： [1]韦涛，韦莉等著：《基于Excel软件在调度数据统计系统中的应用》，《广西电业》，2010年第5期 [2]刘兴胜著：《Excel在测量数据统计中的应用》，《计量与测试技术学》，2009年第4期 [3]康南著：《Excel办公软件在图书馆业务统计中的高级应用》，《科技情报开发与经济》，2010年第30期 [4]张燕著：《Excel在教学效果调查统计中的应用》，《无锡职业技术学院学报》，2004年第3期
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