一、会计账务的系统模型
财务管理信息系统是企业的管理信息系统的一个子系统,而账务部分又是它一个子系统,因而可能用系统的思想对它进行描述,但是,为了方便软件的开发,人们往往从计算机的角度对它进行功能性描述,这种描述对它的思想和原理的理解和掌握起不了太大的作用。为了解决这个问题,下面将利用系统的思想对会计账务的工作原理进行描述,并建立相应不依赖计算机软件的系统模型。
1、会计账务的系统描述像其它系统一样,会计账务作为一个系统,它也具有一个系统所拥有的几个属性。
①集合性。会计账务的集合性体现在,它由许许多多的“会计科目”这样的基本元素组成,这些元素在会计上往往被称为“账户”,对于不同的行业和部门其“会计科目”也是不一样的,因而组成元素也不相同;
②相关性。组成会计账务的元素-“会计科目”之间并不是相互独立的,它们作为一个整体描述了其主体的资金运作情况,随着系统的运行它们之间要发生所谓的“借”与“贷”关系,并且还要保持一定的“平衡”关系,这些关系亦要满足一定规则和要求,因而它们是相互关联共同影响系统的运行;
③层次性。根据会计准则,“会计科目”被分成一级、二级等科目,各主体还可以根据需要三级、四级地分下去,从而使得“会计科目”形成了一个层次结构,而每一层次均描述了主体某一方面的资金运作情况,它是其上一层次的子系统,“科目代码”就是依据它来编写的,这就是会计账务的层次性的体现之处;
④目的性。会计账务的目的就是为主体提供其资金的运作情况;
⑤适应性。会计账务不是一个封闭系统,它随时都与其环境-其它系统进行信息的交流,其主要体现在两个方面:一是,随时接受各种凭证的输入信息,从而改变主体的资金运作情况;二是,随时输出各种各样的会计报表,如“资产负债表”“损益表”等等,显示了主体的资金运作变化情况。
2、会计账务的系统模型由上可以看出会计账务确确实实是一个系统,因而可以用各种恰当的系统模型为其进行描述,为此,下面将从系统控制论的角度建立其工作原理模型。
根据系统控制论的思想,一个系统的模型可用下面的集合来描述:(x,u,f,y,g)其中:
x表示系统的输入;u表示系统的状态;f表示系统的状态转移函数,即u=f(u,x);y表示系统的输出;g表示系统的输出函数,即y=g(u)。
具体在会计账务系统中,上述各个符号的意义如下所述:
系统输入x表示各种账凭证,如“收款凭证”“付款凭证”“转账凭证”等等,根据不同主体情况,凭证的种类亦会发生一些变化。各种记账凭证所包含的主要内容有“会计科目”“借方金额”和“贷方金额”等等;
系统状态u由组成系统的元素“会计科目”的一些属性来表示,由于公考虑资金,所以取用“余额”和“借贷方向”即可,根据需要,后面还要将这两个属性合成一个综合属性,因而系统的每个状态可由一个属性来表示;
系统状态转移函数f即是“余额”和“借贷方向”两个属性值的变化方法,实际上,它就是登账时,两个属性值的计算方法,是根据系统输入x以及上一时刻的属性值来完成的;系统的输出y即是各种会计报表,如“资产负债表”“损益表”“现金流量表”等等,根据需要还可以有其它报表;系统的输出函数g代表了各种报表的生成方法,是根据一定时期内的状态及其变化情况来完成的。
上述模型所作的描述,大部分表示了系统的瞬间性,但是,还有一部分表示了系统的持续性,如“损益表”和“现金流量表”。因而,系统实际上还记录了一些历史数据,在会计账务中,它们由各种“分类账”和“明细账”组成,可以看出,它们不过是系统的一本“日志”,分别记录了各个状态的变化过程。
二、理解会计账务的工作原理
作为一个系统,会计账务具有一般系统的工作原理,即根据输入的各种记账凭证,各个状态将依据一定的方法进行相应的变化,在适当的时候按照要求输出各种报表。但是,它也有不同于其它系统的地方,而这些地方也正是我们要掌握和熟悉的。为此,借助于上面所建的系统模型,本部分将对它们进行描述和解释。
1、“借”与“贷”
“借”与“贷”是会计账务一个很重要的基本概念,由于某种原因,很难从字面上理解它们的涵义,对此也有大量的文章讨论过,提出了不少见解,所以,它们是初学者尤其是非会计专业人员通常所遇到的最大困难之一。在此,本文不准备对它们的是非进行解释和分析,而是借助于某些观点,对它们进行描述。
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