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现代办公室管理中应注意的关键性问题浅析

作者2019-03-25 08:45未知

近年来伴随世界经济的迅猛发展,我国经济也不甘示弱,很多行业也取得了很好的发展,同时在企业的管理方面也取得了巨大的进步,其核心的表现就是对企业后端办公室的管理。很多大型现代化企业意识到自身面临的压力非常巨大,之后就从企业的各方面完善自己的管理。现代企业办公室的管理要求全面、具体、人性化。它除了要做一般企业办公室的工作制度安排、企业形象管理、企业精神宣传等领导层面的工作之外,还要对企业员工进行管理,这就不可避免的对员工的生活服务、纪律考察、奖惩管理,以及员工的工作纪律监督做出科学合理的规划。因此,提高现代企业办公室的协调职能,对企业的发展起到至关重要的作用。

        1、现代企业办公室管理中存在的问题

  随着社会经济的不断发展,我国各行各业发展的也非常迅速,同时与其息息相关的办公室管理的规范化也迫在眉睫,很多办公问题不断的涌现出来。主要表现在:在办公室管理方面发展的比较慢,管理思想跟不上时代的进步,制定不出完善的量化考勤制度。例如不少企业确实设立了独特的发展理念,而且发展观点明确合理,确实值得肯定,但是多数都是有头无尾,悄然消逝。无非就是应付检查,并没有起到预期的目的,反而造成了资源和人员的浪费。另外,现代化企业在创新管理方面的意念不够坚定,遇到困难就停滞不前,甚至出现思想倒退的现象。表现在很多办公室的员工综合素养缺乏,不履行职责,不注重创新,工作方法观念陈旧,办公室职责分配不够明确,管理松散,导致办公室实际功能得不到充分的发挥。
   
       2、现代办公室的整体发展方向

  正规合理的办公室管理方案,可以减少工作过程中的很多问题,任务职责得到明确分配。表现为:部门明确,安排合理;各个部门中的工作人员有自己的任务履行工作职责;工作环境优越,便于工作人员发挥自身优势;制定自上而下一致的管理,唯一的工作理念;每一个工作人员都要有对企业奉献的精神,自己的发展要与企业的发展结合到一块。

  办公室的发展要协调好以下几个方面的安排:工作任务分配、制定科学的文件管理条例和财务制度、做好日常工作安排等。

  2.1以人性化管理为根本出发点

  坚持人性化管理的原则对企业的可持续快速发展起着无可替代的重要作用。这种管理理念往往通过积极引导的方法,促进企业员工充分挖掘其自身的智慧,从而让更多的员工产生丰富自己学识的想法,鼓励他们多去学习,多去思考,多去创新,实现其自身价值。另外在发表本职工作的同时也应充分发挥领导的职能,发扬企业长远发展的理念,当然并不是照抄照搬式实行,要根据自身的实际情况科学合理的施行,这样才是真正的人性化发展,不仅可以实现自身价值,同时也会为企业的科学发展打下坚实的基础。

  2.2制定符合员工实际情况的考核机制

  每个人的工作积极性都是需要认可,如果在别人肯定的目光中实现自身的价值,会调动起更多人的热情,以自信的心态投入到工作中,也避免由于领导督促给员工带去的心理负担。所以说制定出符合企业员工实际的考核机制非常重要。当然这种考核制度要充分结合企业的集体安排,各企业单位的工作性质不同,其考核的标准也应不同,具体情况具体分析,这就要求制定绩效考核的方法和考核的标准有差别性,有目的性。这样符合了多劳多得的劳动报酬机制,可以调动所有员工各尽其职,提升了员工对自我价值的认同感。另外,这种制度的一个好处是,企业的各项工作,如工作业绩,后勤服务等都会达到高度协调,一片欣欣向荣的新景象。从而将员工的自我价值与社会价值得到充分的体现。

  3,问题的相关措施

  一个现代企业的办公室只有创造严密谨慎,履行人性化、规范化的管理原则才可以达到其理想的目的。所以办公室作为一个企业重要的指挥部,制定合理的管理制度,对于一个企业的长远的发展非常重要。

  第一,企业各个部门工作要想达到协调一致合理发展,制定规范的管理制度是关键。有了可以协调各部门的规章制度,企业的所有员工才能有目标,有尺度。那这样的管理制度该如何制定呢,需要根据企业本身的发展及其遇到的问题制定,从而不断完善自身的管理,以便很快的改进企业内部的各项职能,促进企业上下紧密的联系,提高各个部门的工作效率。制度的制定能否达到预期的目标除了靠科学合理的制度保障还要遵守严密的履行规则,做到各项制度在办公室的公正、公开、合理调配下有序进行。

  第二,科学合理的办公室管理制度对于每一个工作人员素养的提高起到不可估量的作用。合理规范的办公室管理制度的确立给办公室管理人员的工作提供了依据,高标准严要求的员工提拔机制的建立不仅可以充分调动企业员工的工作积极态度,同时也有助于新近提拔的员工自身综合素质的提高。

  第三,现代社会是知识迅速发展的时代,这就对当今的现代化企业提出了新的要求,不仅要重视企业员工对知识的摄取,同时还要有长远的发展眼光。这就要求各个企业要坚持对员工进行培训,发展型人才的培养是各个企业今后发展的主攻方向,企业在培训过程中要向员工渗透长远发展的思想;另外,办公室员工长远发展的主体还是员工本身,这就离不开对员工自身的培训,让他们在充分认识自己的基础上,了解社会,弥补自身不足,为进入社会全面武装自己。

  第四,信息资源汇集了所有领域的发展,为社会的进步提供了帮助。现代社会时时处处都渗透着科技的影响,现代企业的管理也离不开科学的管理程序,与信息化时代接轨,这样才能让现代技术在企业中发挥出强大的价值。利用信息资源对企业办公室进行科学合理的规划和安排,可以规范企业的工作进程,实现企业资源的合理分配和重组,以达到提高各部门工作效率的目的,从而提高高效的社会反响。

  4,结语

  综上所述,现代办公室的管理是对人的管理,要坚持人性化原则,以提高办公室工作人员的工作效率,让科学化的管理来发表指导企业各项工作井然有序的开展。当然信息时代,科技腾飞,现代企业的办公室更离不开现代化的管理武器,为办公室的管理提供了强有力的技术支持,让办公室的作用得到更有效的发挥。相对来说制度与技术都是普遍性的东西,要让这些充分发挥作用必须要把现代办公室的具体情况结合在一起,这样才能使现代办公室的管理真正达到科学、合理以及高效。

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