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人力资源外包的风险与规避初析

作者2021-09-24 16:13未知

  目前人力资源外包在我国出现蓬勃发展的态势,它将人力资源部门从传统人事管理中解放出来,能将更多精力放在战略性人力资源管理上,有助于企业人力资源增值。但人力资源外包过程中难免会遇到许多风险,组织应怎样对其隐存的风险有清晰认识,并做好风险控制呢。文章从我国人力资源外包现状和风险入手,提出规避外包风险的一系列对策,希望对我国企业人力资源外包发展有所帮助。

  人力资源外包是近年发展起来的新事物,对其风险认识不足,常导致外包业务失败。文章从人力资源外包概念出发,对其在我国的发展现状和可能遇到的风险作了分析,并提出相应对策,力求最大限度帮助降低人力资源外包过程中的风险。

  人力资源外包指企业将非核心,过细化的传统人事管理部分或全部交给专业供应商完成,使管理者集中精力于战略性人力资源管理,降低企业运营成本和风险,提升核心竞争力。常见项目有:(1)代办员工的录用、调档、退工手续、社保开户变更手续、年检手续、外来人员综合保险;(2)受用人单位委托派遣岗位所需人才;(3)代办人才引进、居住证、就业证手续;(4)代理户口挂靠及档案委托管理相关手续;(5)提高人事政策、法规咨询、调节劳动争议等。

  我国最早引入人力资源外包业务的是外企,与之相比,我国多数企业对人力资源外包还较陌生,但在一些企业中已开始外包人力资源管理部分职能。目前,我国人力资源外包主要面临以下状况:

  (一)起步晚,许多企业不了解。据调查,79%受访企业未使用过人力资源外包,43%对其不了解,67%企业习惯由自己人力资源部管理。

  (二)结构单一。许多服务商提供的服务都停留在基础项目上,企业主进行外包的项目也主要停留在员工招聘,培训等上面。

  (三)发展水平低,但有很大发展空间。据中国劳动争议网组织调查显示:目前中国80%以上企业还没使用过人力资源外包服务,仅10%企业正准备使用,14%的企业正在使用,也有5%的企业已放弃使用。

  (四)发展前景广阔。尽管我国人力资源外包业务发展水平低,但现代人力资源管理理念在我国还是发展较快,如广州移动、壳牌、广州本田等知名企业将校园招聘工作外包给前程无忧、中华英才网等,随着我国劳动人事工资制度改革的深入,迫切需要灵活用人方式的中小企业越来越热衷人力资源外包服务,获得“2009年中国最佳人力资源外包商快速成长大奖”的易才集团总裁李浩曾推测:未来几年,中国本土人力资源外包市场年增长率至少在20%以上。

  牛津大学信息管理学会研究员发现外包中超过35%以失败收场。我国外包市场不完善,企业对风险评估不足,相关法规滞后等,给人力资源外包带来很大挑战,我国的人力资源外包主要风险可归结为:

  人力资源外包引入中国较晚,许多企业对其不了解,若企业忽略所处条件盲目开展外包业务,很可能使外包失去意义。不从实际出发,外包项目一旦与企业实际或总体战略矛盾,会影响整个企业价值链及管理整体性,甚至造成整体管理混乱。

  员工习惯了现有管理模式,人力资源外包后可能导致企业出现结构性变革,如裁员,薪资调整等,员工为自身利益可能对外包产生反对行为。

  目前人力资源外包市场还不规范,一些外包企业专业程度很低,而由于信息不对称,企业很难了解外包商的真实水平,而企业若花过长时间调查外包商信息,又会使管理决策滞后,成本增大。

  企业具有独特的文化和价值,但这些理念一时很难被外包商理解,选择外包商首先要符合企业的文化,因此,外包商能否据不同主体企业文化提供服务成为外包成功与否的潜在风险。

  为了让外包商了解企业,将自身信息透露给外包商是必然的。外包商和企业的合同是契约关系,尚无完善的法规约束外包业务,若外包商将这些信息透露给企业竞争对手,很可能将企业推入绝境。

  外包业务运行中,若缺少企业监管与约束,外包商很可能会不按进度进行,导致最后交货期草率处理,影响质量,甚至导致整个业务在运行中与企业原有理念相背驰。

  通过上述论述,我们了解到外包是把“双刃剑”,如何才能有效利用外包为企业获利本文提出以下建议:

  企业按发展阶段可分为创业期、发展期、稳定期、衰退期,不同阶段风险不同,着重处理的业务也有很大差异。

  1.创业期:企业规模小,业务不多,前景不明晰,企业文化尚未形成,此时正是管理者与员工建立良好关系,为企业发展共同奋斗时期,同时企业资金有限,不能对外包商有效评估,对外包风险认识不足,不宜外包。

  2.发展期:企业规模扩大,业务增多,人力资源需求增加,这时考虑自身实际情况选择部分业务外包,如招聘员工、社会保障代理等,有助于将更多精力放在核心业务上促进企业发展。

  3.稳定期:企业发展趋于稳定,规模和业务平稳增加,人力资源管理工作战略性越来越强。此时企业能得到先进的人力资源管理服务,将人力资源行政事务外包可节约成本与精力,提升企业管理能力,为企业获得更多利润。

  4.衰退期:由于技术落后缺乏创新,市场占有率不断下降,竞争力减弱,人力资源活动应由本企业完成,拉近企业与员工关系,使员工考虑到企业文化等因素增加忠诚度。

  引入外包可能使员工不适应,因此,引入外包前,应对员工开展人力资源外包相关培训,让员工理解外包意义,使其从内心接受外包,如:企业可设置宣传栏或以小资料形式发给员工自行学习,同时聘请专业咨询师为员工开展外包知识培训。外包过程中,应积极跟踪员工满意度,加强沟通,发现问题及时处理,避免人才流失。外包结束后,向员工征集意见,提高员工参与度,为下次外包业务顺利进行打好基础。

  选择外包商时不能只考虑成本最优而忽略外包商能力,好的做法是选择成本与效益双重最优的外包商。首先,企业应做好外包商背景调查,选择专业化、信誉高的外包商,做好成本与效益比分析。其次,了解外包商文化理念。最后,与外包商进行文化沟通,使文化融合与企业发展一致。唯有如此,才能真正选出最适合的外包商。

  我国尚无一项保护人力资源外包业务的法规,目前主要依据法律有《劳动法》《民法通则》《技术合同法》《反不正当竞争法》等零星条文,企业应及时建立商业秘密管理体系,将本企业核心技术和关键信息加密,纳入法律保护范围。与外包商签订保密合同,并在协议中明确企业秘密范围及相互间权利与义务,同时对外包商中熟悉商业秘密的人员离职等作出规定,避免离职人员导致信息泄露时外包商推卸责任。为更好完成此项措施,人力资源部应在签订合约时由本律师顾问对合约内容进行审核。

  人力资源外包后并不意味着人力资源部可以放手不管。人力资源部作为外包活动最重要的部门,应对外包商行为全程监督。一,定期对外包商的工作评估,了解外包商任务完成情况,衡量与既定目标发展方向是否一致。二,对员工在外包过程中提出的合理建议与外包商沟通,同时对外包商遇到的问题给予解答帮助。三,为避免机密信息泄露,人力资源部应与各部门协作建立文件管理和信息安全保障机制。四,了解外包商运营状况,防止外包商破产、解散等造成企业损失并做好预警措施。

  综上所述,在经济全球化和竞争加剧的背景下,人力资源外包已成大势所趋,在其引入中国后,许多企业通过它精简了原来的工作,提高了决策效率,但许多失败的实践经验也告诫我们,在外包过程中一定要深刻分析,并在外包过程中切合实际认清面临的风险,寻找最好的途径去规避风险,实现效益最优,提高企业核心竞争力。

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